Данные, конфиденциальность и хранение

В этой статье объясняется, кто отвечает за данные в вашем рабочем пространстве, где они хранятся, как долго и что вы можете удалить. Это краткое изложение. Обязательными являются Условия использования и Соглашение об обработке данных на zolensa.com.

Кто несёт ответственность

• Ваше агентство является контролёром персональных данных ваших участников. Вы решаете, что собирать, зачем и как долго хранить.
• Astrizon Technology Solutions, компания, которая стоит за Zolensa, является вашим обработчиком. Она обрабатывает данные только для того, чтобы Zolensa работала для вас.
• Если вы проводите исследование для клиента и выступаете его обработчиком, то Zolensa является вашим субобработчиком.

Вы отвечаете за правовое основание, за опубликованную форму согласия и за ответы на запросы участников. См. Форма согласия.

Где хранятся ваши данные

Zolensa размещена у DigitalOcean в его дата-центре в Бангалоре, Индия. Некоторые провайдеры, которые помогают обеспечивать работу сервиса, например для отправки электронной почты, находятся в других странах. Все они перечислены на странице Subprocessors на zolensa.com.

Внутри вашего рабочего пространства каждая роль видит только то, что ей нужно. Клиенты видят участников только по коду, а адреса электронной почты и номера телефонов видят только владельцы и исследователи. См. Роли: владелец, исследователь, модератор и клиент.

Как долго хранятся данные

У каждого исследования свой срок хранения. Вы задаёте его в данных исследования, в поле Delete videos, photos and answers this many days after the study closes (Удалять видео, фото и ответы через столько дней после закрытия исследования). Выберите от 30 до 3650 дней. Новое исследование начинается с 365 дней.

На странице Overview (Обзор) исследования срок показан в поле Data kept for (Данные хранятся). Стандартная формулировка согласия сообщает участникам это число дней.

Срок можно изменить в любое время в Edit study details (Изменить данные исследования). Изменение действует с этого момента.

Когда данные удаляются

Zolensa удаляет данные, когда срок заканчивается. Ежедневное задание проверяет каждое закрытое исследование. Когда с момента закрытия исследования проходит указанное число дней, оно навсегда удаляет все данные участников этого исследования: участников, ответы, видео, фото, голосовые сообщения, сообщения, ключевые моменты и подготовленные загрузки. Файлы удаляются с сервера и из файлового хранилища.

• Пока исследование закрыто, на карточке статуса на странице Overview показана дата, например "participant data will be deleted on 12 Mar 2027. Export what you need before then." (данные участников будут удалены 12 марта 2027. Экспортируйте всё нужное до этого.)
• За семь дней до этого владельцы и исследователи исследования получают письмо с датой удаления данных.
• Когда данные удалены, они получают ещё одно письмо.
• После этого исследование архивируется и больше не показывается в вашем списке.

Чтобы хранить данные дольше, измените Delete videos, photos and answers this many days after the study closes в Edit study details до этого дня. Делайте это только если ваша формулировка согласия это допускает.

Данные о местоположении в фото

В фото часто сохраняется место, где они были сделаны. После обработки фото Zolensa заменяет исходный файл обработанной копией. Эта копия представляет собой JPEG в правильной ориентации, до 2000 пикселей по длинной стороне, без данных о местоположении и камере. Просмотр, загрузки и ZIP используют эту копию. Если фото не удалось обработать, остаётся оригинал, и открыть его могут только владельцы и исследователи.

Удаление участников из списка

Можно убрать участников, которые ещё не присоединились:

1. Перейдите на вкладку Participants (Участники) исследования.
2. Отметьте участников.
3. В списке With the ticked participants... (С отмеченными участниками) выберите Remove (only if not joined yet).
4. Нажмите Apply (Применить).

Удаление данных участника

Для тех, кто уже присоединился, владельцы и исследователи могут удалить участника и всё, чем он поделился:

1. Перейдите на вкладку Participants исследования и нажмите на код участника.
2. Прокрутите до раздела внизу, например Delete P004 and their data.
3. Отметьте I understand that this cannot be undone.
4. Нажмите Delete P004 and their data и подтвердите.

Будут навсегда удалены ответы, видео, фото, голосовые сообщения, сообщения, запись о согласии и контактные данные участника, на сервере и в файловом хранилище. Ключевые моменты, сделанные из его видео, также удаляются. Это нельзя отменить.

Участники также могут прекратить участие на экране Help (Помощь) в приложении для участников и попросить удалить всё, чем они поделились. Тогда на странице участника и в списке Participants появляется красное уведомление. Ваше агентство является контролёром, поэтому выполняйте такие запросы без промедления. См. Прекращение участия и удаление.

Удаление всего исследования

Удалить исследование могут только владельцы:

1. Откройте исследование и нажмите Edit study details.
2. Внизу, в блоке Delete this study, отметьте I understand that everything in this study is deleted for good.
3. Введите название исследования точно так, как оно показано.
4. Нажмите Delete the study.

Будут удалены задания, форма согласия, группы и все данные участников, включая файлы. Это нельзя отменить. Сначала экспортируйте всё нужное.

Загрузки

ZIP-архивы с файлами исследования хранятся 7 дней, после чего удаляются. См. Скачивание файлов.

Перевод с помощью ИИ

Когда вы используете ИИ-перевод, тексты вашего исследования отправляются ИИ-провайдеру. Ответы участников не отправляются. См. Собственный ИИ-провайдер.

Закрытие рабочего пространства

Чтобы закрыть рабочее пространство, владелец пишет на support@astrizon.com. Сначала экспортируйте всё нужное. После окончания договора у вас есть 30 дней, чтобы экспортировать свои данные. Затем рабочее пространство и все его данные, включая файлы, удаляются, за исключением того, что мы обязаны хранить по закону.