Gegevens, privacy en bewaartermijn

Dit artikel legt uit wie verantwoordelijk is voor de gegevens in uw werkruimte, waar ze worden opgeslagen, hoe lang ze worden bewaard en wat u kunt verwijderen. Het is een samenvatting. De Terms of Service (Servicevoorwaarden) en de Data Processing Agreement (verwerkersovereenkomst) op zolensa.com zijn de bindende documenten.

Wie verantwoordelijk is

• Uw bureau is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van uw deelnemers. U bepaalt wat u verzamelt, waarom en hoe lang.
• Astrizon Technology Solutions, het bedrijf achter Zolensa, is uw verwerker. Het verwerkt de gegevens alleen om Zolensa voor u te laten werken.
• Voert u een onderzoek uit voor een klant en treedt u op als diens verwerker, dan is Zolensa uw subverwerker.

U bent verantwoordelijk voor uw rechtsgrond, voor het toestemmingsformulier dat u publiceert en voor het beantwoorden van verzoeken van deelnemers. Zie Toestemmingsformulier.

Waar uw gegevens worden opgeslagen

Zolensa wordt gehost door DigitalOcean in het datacenter in Bengaluru, India. Sommige leveranciers die helpen de dienst te laten draaien, bijvoorbeeld voor het versturen van e-mail, zitten in andere landen. De pagina Subprocessors (Subverwerkers) op zolensa.com noemt ze allemaal.

Binnen uw werkruimte ziet elke rol alleen wat die nodig heeft. Klanten zien deelnemers alleen als code, en alleen eigenaren en onderzoekers zien e-mailadressen en telefoonnummers. Zie Rollen: eigenaar, onderzoeker, moderator en klant.

Hoe lang gegevens worden bewaard

Elk onderzoek heeft een eigen bewaartermijn. U stelt die in bij de onderzoeksgegevens, in het veld Delete videos, photos and answers this many days after the study closes (Video's, foto's en antwoorden zoveel dagen na het sluiten van het onderzoek verwijderen). Kies tussen 30 en 3650 dagen. Een nieuw onderzoek begint met 365 dagen.

Het tabblad Overview (Overzicht) van het onderzoek toont de termijn onder Data kept for (Gegevens bewaard gedurende). De standaardtekst van het toestemmingsformulier vertelt deelnemers dit aantal dagen.

U kunt de termijn altijd wijzigen via Edit study details (Onderzoeksgegevens bewerken). De wijziging geldt vanaf dat moment.

Wanneer gegevens worden verwijderd

Zolensa verwijdert de gegevens als de termijn afloopt. Een dagelijkse taak controleert elk gesloten onderzoek. Zodra het aantal dagen sinds het sluiten van het onderzoek voorbij is, verwijdert deze taak alle deelnemersgegevens van dat onderzoek definitief: deelnemers, antwoorden, video's, foto's, spraakberichten, berichten, highlights en klaargemaakte downloads. Bestanden worden van de server en uit de bestandsopslag verwijderd.

• Zolang een onderzoek gesloten is, toont de statuskaart op het tabblad Overview de datum, bijvoorbeeld "participant data will be deleted on 12 Mar 2027. Export what you need before then." (deelnemersgegevens worden verwijderd op 12 mrt 2027. Exporteer daarvoor wat u nodig hebt.)
• Zeven dagen van tevoren krijgen eigenaren en de onderzoekers van het onderzoek een e-mail waarin staat wanneer de gegevens worden verwijderd.
• Zijn de gegevens verwijderd, dan krijgen ze nog een e-mail.
• Het onderzoek wordt daarna gearchiveerd en niet meer in uw lijst getoond.

Wilt u de gegevens langer bewaren? Wijzig dan voor die dag Delete videos, photos and answers this many days after the study closes in Edit study details. Doe dit alleen als de tekst van uw toestemmingsformulier dat toestaat.

Locatiegegevens in foto's

Foto's bevatten vaak de plek waar ze zijn gemaakt. Nadat Zolensa een foto heeft verwerkt, vervangt het het originele bestand door de verwerkte kopie. Deze kopie is een rechtop gezette JPEG, maximaal 2000 pixels aan de lange kant, zonder locatie- of cameragegevens. Bekijken, downloads en het ZIP-bestand gebruiken allemaal deze kopie. Kon een foto niet worden verwerkt, dan blijft het origineel bewaard, en alleen eigenaren en onderzoekers kunnen het openen.

Deelnemers verwijderen

U kunt deelnemers verwijderen die nog niet zijn ingestroomd:

1. Ga naar het tabblad Participants (Deelnemers) van het onderzoek.
2. Vink de deelnemers aan.
3. Kies bij With the ticked participants... (Met de aangevinkte deelnemers...) de optie Remove (only if not joined yet) (Verwijderen (alleen als nog niet ingestroomd)).
4. Klik op Apply (Toepassen).

De gegevens van een deelnemer wissen

Bij iedereen die is ingestroomd, kunnen eigenaren en onderzoekers de deelnemer en alles wat die heeft gedeeld wissen:

1. Ga naar het tabblad Participants van het onderzoek en klik op de code van de deelnemer.
2. Scrol naar het onderdeel onderaan, bijvoorbeeld Delete P004 and their data (P004 en de gegevens wissen).
3. Vink I understand that this cannot be undone (Ik begrijp dat dit niet ongedaan kan worden gemaakt) aan.
4. Klik op Delete P004 and their data en bevestig.

Dit wist de antwoorden, video's, foto's, spraakberichten, berichten, het toestemmingsrecord en de contactgegevens definitief, op de server en in de bestandsopslag. Highlights die van de video's van de deelnemer zijn gemaakt, worden ook gewist. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.

Deelnemers kunnen ook zelf stoppen met meedoen via het scherm Help van de deelnemersapp, en vragen om alles wat ze hebben gedeeld te verwijderen. Op hun deelnemerspagina en in de lijst Participants verschijnt dan een rode melding. Uw bureau is de verwerkingsverantwoordelijke, dus handel deze verzoeken zonder vertraging af. Zie Terugtrekken en verwijderen.

Een volledig onderzoek verwijderen

Alleen eigenaren kunnen een onderzoek verwijderen:

1. Open het onderzoek en klik op Edit study details.
2. Vink onderaan, bij Delete this study (Dit onderzoek verwijderen), I understand that everything in this study is deleted for good (Ik begrijp dat alles in dit onderzoek definitief wordt verwijderd) aan.
3. Typ de naam van het onderzoek precies zoals die wordt getoond.
4. Klik op Delete the study (Het onderzoek verwijderen).

Dit verwijdert de taken, het toestemmingsformulier, de groepen en alle deelnemersgegevens, inclusief bestanden. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt. Exporteer eerst wat u nodig hebt.

Downloads

ZIP-downloads van de bestanden van een onderzoek verlopen na 7 dagen en worden dan verwijderd. Zie Bestanden downloaden.

AI-vertaling

Gebruikt u AI-vertaling, dan worden uw onderzoeksteksten naar de AI-aanbieder gestuurd. De antwoorden van deelnemers niet. Zie Uw eigen AI-aanbieder gebruiken.

Uw werkruimte sluiten

Wilt u uw werkruimte sluiten? Dan schrijft een eigenaar naar support@astrizon.com. Exporteer eerst wat u nodig hebt. Na het einde van de overeenkomst hebt u 30 dagen om uw gegevens te exporteren. Daarna worden de werkruimte en alle gegevens, inclusief bestanden, verwijderd, behalve wat we wettelijk moeten bewaren.