Privacy e conservazione dei dati

Questo articolo spiega chi è responsabile dei dati del Suo spazio di lavoro, dove sono conservati, per quanto tempo e cosa può rimuovere. Si tratta di una sintesi. I Termini di servizio e l'Accordo sul trattamento dei dati pubblicati su zolensa.com sono i documenti vincolanti.

Chi è responsabile

• Il Suo istituto è il titolare del trattamento dei dati personali dei Suoi partecipanti. Decide cosa raccogliere, perché e per quanto tempo.
• Astrizon Technology Solutions, l'azienda che sviluppa Zolensa, è il Suo responsabile del trattamento. Tratta i dati solo per gestire Zolensa per Suo conto.
• Se svolge uno studio per un cliente e agisce come suo responsabile del trattamento, Zolensa è il Suo sub-responsabile del trattamento.

Lei è responsabile della base giuridica del trattamento, del modulo di consenso che pubblica e della risposta alle richieste dei partecipanti. Consulti Il modulo di consenso.

Dove sono conservati i Suoi dati

Zolensa è ospitato da DigitalOcean nel suo data centre di Bengaluru, in India. Alcuni fornitori che contribuiscono al funzionamento del servizio, ad esempio per l'invio delle email, si trovano in altri paesi. La pagina Subprocessors (Sub-responsabili del trattamento) su zolensa.com li elenca tutti.

All'interno del Suo spazio di lavoro, ogni ruolo vede solo ciò di cui ha bisogno. I clienti vedono i partecipanti solo tramite codice, e solo i proprietari e i ricercatori vedono gli indirizzi email e i numeri di telefono. Consulti Ruoli: proprietario, ricercatore, moderatore e cliente.

Per quanto tempo vengono conservati i dati

Ogni studio ha un proprio periodo di conservazione. Lo imposta nei dettagli dello studio, nel campo Delete videos, photos and answers this many days after the study closes (Elimina video, foto e risposte dopo questo numero di giorni dalla chiusura dello studio). Scelga un valore tra 30 e 3650 giorni. Un nuovo studio parte da 365 giorni.

La Overview (Panoramica) dello studio mostra il periodo in Data kept for (Dati conservati per). Il testo di consenso standard comunica ai partecipanti questo numero di giorni.

Può modificare il periodo in qualsiasi momento in Edit study details (Modifica i dettagli dello studio). La modifica si applica da quel momento in poi.

Quando vengono eliminati i dati

Zolensa elimina i dati al termine del periodo. Un processo giornaliero controlla ogni studio chiuso. Una volta trascorso il numero di giorni dalla chiusura dello studio, elimina definitivamente tutti i dati dei partecipanti di quello studio: partecipanti, risposte, video, foto, note vocali, messaggi, momenti salienti e download preparati. I file vengono eliminati dal server e dallo spazio di archiviazione dei file.

• Mentre uno studio è chiuso, la scheda dello stato nella sua Overview mostra la data, ad esempio "participant data will be deleted on 12 Mar 2027. Export what you need before then." (i dati dei partecipanti verranno eliminati il 12 mar 2027. Esporti ciò che Le serve prima di allora.)
• Sette giorni prima, i proprietari e i ricercatori dello studio ricevono un'email che indica quando verranno eliminati i dati.
• Quando i dati sono stati eliminati, ricevono un'altra email.
• Lo studio viene quindi archiviato e non compare più nel Suo elenco.

Per conservare i dati più a lungo, modifichi Delete videos, photos and answers this many days after the study closes in Edit study details prima di quel giorno. Lo faccia solo se il testo del Suo consenso lo consente.

Dati di posizione nelle foto

Le foto contengono spesso il luogo in cui sono state scattate. Dopo aver elaborato una foto, Zolensa sostituisce il file originale con la copia elaborata. Questa copia è un JPEG raddrizzato, fino a 2000 pixel sul lato lungo, senza dati di posizione né dati della fotocamera. Visualizzazione, download e ZIP usano tutti questa copia. Se una foto non può essere elaborata, resta l'originale, e solo i proprietari e i ricercatori possono aprirlo.

Rimozione dei partecipanti

Può rimuovere i partecipanti che non si sono ancora uniti allo studio:

1. Vada alla scheda Participants (Partecipanti) dello studio.
2. Selezioni i partecipanti.
3. In With the ticked participants... (Con i partecipanti selezionati...), scelga Remove (only if not joined yet) (Rimuovi, solo se non ancora unito).
4. Clicchi su Apply (Applica).

Cancellazione dei dati di un partecipante

Per chiunque si sia unito allo studio, i proprietari e i ricercatori possono eliminare il partecipante e tutto ciò che ha condiviso:

1. Vada alla scheda Participants dello studio e clicchi sul codice del partecipante.
2. Scorra fino alla sezione in fondo alla pagina, ad esempio Delete P004 and their data (Elimina P004 e i suoi dati).
3. Selezioni I understand that this cannot be undone (Sono consapevole che l'operazione non può essere annullata).
4. Clicchi su Delete P004 and their data e confermi.

In questo modo elimina definitivamente le sue risposte, i video, le foto, le note vocali, i messaggi, la registrazione del consenso e i recapiti, sul server e nello spazio di archiviazione dei file. Vengono eliminati anche i momenti salienti creati dai suoi video. L'operazione non può essere annullata.

I partecipanti possono anche smettere di partecipare dalla schermata Help (nell'app in italiano: "Aiuto") dell'app per i partecipanti, e chiedere la cancellazione di tutto ciò che hanno condiviso. La pagina del partecipante e l'elenco dei partecipanti mostrano quindi un avviso rosso. Il Suo istituto è il titolare del trattamento, quindi dia seguito a queste richieste senza ritardo. Consulti Ritiri e cancellazione.

Eliminazione di un intero studio

Solo i proprietari possono eliminare uno studio:

1. Apra lo studio e clicchi su Edit study details.
2. In fondo, in Delete this study (Elimina questo studio), selezioni I understand that everything in this study is deleted for good (Sono consapevole che tutto il contenuto di questo studio verrà eliminato definitivamente).
3. Digiti il nome dello studio esattamente come mostrato.
4. Clicchi su Delete the study (Elimina lo studio).

Questa operazione elimina le attività, il modulo di consenso, i gruppi e tutti i dati dei partecipanti, file compresi. Non può essere annullata. Esporti prima ciò che Le serve.

Download

I download ZIP dei file di uno studio scadono dopo 7 giorni e vengono poi eliminati. Consulti Scarichi i file.

Traduzione con l'IA

Quando usa la traduzione con l'IA, i testi del Suo studio vengono inviati al fornitore di IA. Le risposte dei partecipanti no. Consulti Usi il Suo fornitore di IA.

Chiuda il Suo spazio di lavoro

Per chiudere il Suo spazio di lavoro, un proprietario scrive a support@astrizon.com. Esporti prima ciò che Le serve. Al termine del contratto, ha 30 giorni per esportare i Suoi dati. Poi lo spazio di lavoro e tutti i suoi dati, file compresi, vengono eliminati, ad eccezione di ciò che la legge ci impone di conservare.