Data, integritet och lagring

Den här artikeln förklarar vem som ansvarar för datan i din arbetsyta, var den lagras, hur länge den sparas och vad du kan ta bort. Det är en sammanfattning. Användarvillkoren och personuppgiftsbiträdesavtalet på zolensa.com är de bindande dokumenten.

Vem som ansvarar

• Din byrå är personuppgiftsansvarig för dina deltagares personuppgifter. Du bestämmer vad du samlar in, varför och hur länge.
• Astrizon Technology Solutions, företaget bakom Zolensa, är ditt personuppgiftsbiträde. Det hanterar datan bara för att driva Zolensa åt dig.
• Om du genomför en studie för en kund och agerar som deras personuppgiftsbiträde är Zolensa ditt underbiträde.

Du ansvarar för din rättsliga grund, för det samtyckesformulär du publicerar och för att besvara deltagarnas förfrågningar. Se Samtyckesformulär.

Var din data lagras

Zolensa drivs av DigitalOcean i dess datacenter i Bengaluru i Indien. Vissa leverantörer som hjälper till att driva tjänsten, till exempel för utskick av e-post, finns i andra länder. Sidan Subprocessors på zolensa.com listar dem alla.

Inom din arbetsyta ser varje roll bara det den behöver. Kunder ser deltagare bara med kod, och bara ägare och researchers ser e-postadresser och telefonnummer. Se Roller: ägare, researcher, moderator och kund.

Hur länge data sparas

Varje studie har sin egen lagringstid. Du ställer in den i studiens uppgifter, i fältet Delete videos, photos and answers this many days after the study closes. Välj mellan 30 och 3650 dagar. En ny studie börjar på 365 dagar.

Studiens Overview visar tiden under Data kept for. Standardtexten i samtycket anger det antalet dagar för deltagarna.

Du kan ändra tiden när som helst i Edit study details. Ändringen gäller från och med då.

När data raderas

Zolensa raderar datan när tiden går ut. Ett dagligt jobb kontrollerar varje stängd studie. När antalet dagar har gått sedan studien stängdes raderar det all deltagardata i den studien för alltid: deltagare, svar, videor, foton, röstmeddelanden, meddelanden, höjdpunkter och förberedda nedladdningar. Filer raderas från servern och från fillagringen.

• Medan en studie är stängd visar statuskortet på dess Overview datumet, till exempel "participant data will be deleted on 12 Mar 2027. Export what you need before then." (deltagardata raderas den 12 mars 2027. Exportera det du behöver innan dess.)
• Sju dagar innan får ägare och studiens researchers ett mejl som säger när datan raderas.
• När datan har raderats får de ett nytt mejl.
• Studien arkiveras sedan och visas inte längre i din lista.

Om du vill spara datan längre ändrar du Delete videos, photos and answers this many days after the study closes i Edit study details före den dagen. Gör bara det om din samtyckestext tillåter det.

Platsdata i foton

Foton innehåller ofta platsen där de togs. När Zolensa har behandlat ett foto ersätter den originalfilen med den behandlade kopian. Kopian är en upprätt JPEG, högst 2000 pixlar på den långa sidan, utan plats- eller kameradata. Visning, nedladdningar och ZIP-filen använder alla den här kopian. Om ett foto inte kunde behandlas finns originalet kvar, och bara ägare och researchers kan öppna det.

Ta bort deltagare

Du kan ta bort deltagare som inte har gått med än:

1. Gå till studiens flik Participants.
2. Kryssa i deltagarna.
3. Välj Remove (only if not joined yet) i With the ticked participants....
4. Klicka på Apply.

Radera en deltagares data

För den som har gått med kan ägare och researchers radera deltagaren och allt hen har delat med sig av:

1. Gå till studiens flik Participants och klicka på deltagarens kod.
2. Scrolla till avsnittet längst ned, till exempel Delete P004 and their data.
3. Kryssa i I understand that this cannot be undone.
4. Klicka på Delete P004 and their data och bekräfta.

Då raderas deltagarens svar, videor, foton, röstmeddelanden, meddelanden, samtyckesregistrering och kontaktuppgifter för alltid, på servern och i fillagringen. Höjdpunkter som gjorts av deltagarens videor raderas också. Det går inte att ångra.

Deltagare kan också sluta delta från skärmen Hjälp i deltagarappen och begära att allt de har delat med sig av raderas. Deras deltagarsida och listan Participants visar då en röd notis. Din byrå är personuppgiftsansvarig, så agera på dessa förfrågningar utan dröjsmål. Se Återkallanden och radering.

Radera en hel studie

Bara ägare kan radera en studie:

1. Öppna studien och klicka på Edit study details.
2. Längst ned, under Delete this study, kryssar du i I understand that everything in this study is deleted for good.
3. Skriv studiens namn exakt som det visas.
4. Klicka på Delete the study.

Då raderas uppgifterna, samtyckesformuläret, grupperna och alla deltagardata, filer inkluderade. Det går inte att ångra. Exportera det du behöver först.

Nedladdningar

ZIP-nedladdningar av en studies filer går ut efter 7 dagar och raderas sedan. Se Ladda ner filer.

AI-översättning

När du använder AI-översättning skickas dina studietexter till AI-leverantören. Deltagarnas svar skickas inte. Se Använd din egen AI-leverantör.

Stäng din arbetsyta

För att stänga din arbetsyta skriver en ägare till support@astrizon.com. Exportera det du behöver först. När avtalet har upphört har du 30 dagar på dig att exportera din data. Därefter raderas arbetsytan och all dess data, filer inkluderade, förutom det vi enligt lag måste spara.