Daten, Datenschutz und Aufbewahrung

Dieser Artikel erklärt, wer für die Daten in Ihrem Workspace verantwortlich ist, wo sie gespeichert werden, wie lange sie aufbewahrt werden und was Sie entfernen können. Er ist eine Zusammenfassung. Verbindlich sind die Nutzungsbedingungen und der Auftragsverarbeitungsvertrag auf zolensa.com.

Wer verantwortlich ist

• Ihre Agentur ist Verantwortlicher für die personenbezogenen Daten Ihrer Teilnehmenden. Sie entscheiden, was Sie erheben, wozu und wie lange.
• Astrizon Technology Solutions, das Unternehmen hinter Zolensa, ist Ihr Auftragsverarbeiter. Es verarbeitet die Daten nur, um Zolensa für Sie zu betreiben.
• Wenn Sie eine Studie für einen Kunden durchführen und dabei dessen Auftragsverarbeiter sind, ist Zolensa Ihr Unterauftragsverarbeiter.

Sie sind verantwortlich für Ihre Rechtsgrundlage, für die Einwilligungserklärung, die Sie veröffentlichen, und für die Bearbeitung von Anfragen der Teilnehmenden. Siehe Einwilligungserklärung.

Wo Ihre Daten gespeichert werden

Zolensa wird von DigitalOcean in dessen Rechenzentrum in Bengaluru, Indien, gehostet. Einige Dienstleister, die beim Betrieb des Dienstes helfen, etwa beim E-Mail-Versand, sitzen in anderen Ländern. Die Seite Unterauftragsverarbeiter auf zolensa.com listet sie alle auf.

Innerhalb Ihres Workspace sieht jede Rolle nur, was sie braucht. Kunden sehen Teilnehmende nur als Code, und nur Inhaber und Forschende sehen E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Siehe Rollen: Inhaber, Forschende, Moderatoren und Kunden.

Wie lange Daten aufbewahrt werden

Jede Studie hat ihre eigene Aufbewahrungsfrist. Sie legen sie in den Studiendetails im Feld Delete videos, photos and answers this many days after the study closes fest (Videos, Fotos und Antworten so viele Tage nach Abschluss der Studie löschen). Wählen Sie einen Wert zwischen 30 und 3650 Tagen. Eine neue Studie beginnt mit 365 Tagen.

Die Overview (Übersicht) der Studie zeigt die Frist unter Data kept for (Daten aufbewahrt für). Der Standardtext der Einwilligungserklärung nennt den Teilnehmenden diese Zahl von Tagen.

Sie können die Frist jederzeit unter Edit study details (Studiendetails bearbeiten) ändern. Die Änderung gilt ab diesem Zeitpunkt.

Wann Daten gelöscht werden

Zolensa löscht die Daten, wenn die Frist abläuft. Ein täglicher Vorgang prüft jede geschlossene Studie. Sobald die Zahl der Tage seit dem Schließen der Studie verstrichen ist, löscht er alle Teilnehmerdaten dieser Studie endgültig: Teilnehmende, Antworten, Videos, Fotos, Sprachnachrichten, Nachrichten, Highlights und vorbereitete Downloads. Dateien werden vom Server und aus dem Dateispeicher gelöscht.

• Solange eine Studie geschlossen ist, zeigt die Statuskarte in ihrer Overview das Datum, zum Beispiel "participant data will be deleted on 12 Mar 2027. Export what you need before then." (Die Teilnehmerdaten werden am 12. März 2027 gelöscht. Exportieren Sie vorher, was Sie brauchen.)
• Sieben Tage vorher erhalten Inhaber und die Forschenden der Studie eine E-Mail, die mitteilt, wann die Daten gelöscht werden.
• Wenn die Daten gelöscht wurden, erhalten sie eine weitere E-Mail.
• Die Studie wird dann archiviert und nicht mehr in Ihrer Liste angezeigt.

Um die Daten länger aufzubewahren, ändern Sie Delete videos, photos and answers this many days after the study closes unter Edit study details vor diesem Tag. Tun Sie das nur, wenn Ihr Einwilligungstext es erlaubt.

Standortdaten in Fotos

Fotos enthalten oft den Ort, an dem sie aufgenommen wurden. Nachdem Zolensa ein Foto verarbeitet hat, ersetzt es die Originaldatei durch die bearbeitete Kopie. Diese Kopie ist eine aufrecht ausgerichtete JPEG-Datei mit bis zu 2000 Pixeln an der langen Seite, ohne Standort- oder Kameradaten. Ansicht, Downloads und ZIP-Datei nutzen alle diese Kopie. Wenn ein Foto nicht verarbeitet werden konnte, bleibt das Original erhalten, und nur Inhaber und Forschende können es öffnen.

Teilnehmende entfernen

Sie können Teilnehmende entfernen, die noch nicht teilgenommen haben:

1. Gehen Sie zum Tab Participants (Teilnehmende) der Studie.
2. Haken Sie die Teilnehmenden an.
3. Wählen Sie unter With the ticked participants... (Mit den angehakten Teilnehmenden...) die Aktion Remove (only if not joined yet) (Entfernen, nur wenn noch nicht teilgenommen).
4. Klicken Sie auf Apply (Anwenden).

Die Daten einer teilnehmenden Person löschen

Bei allen, die bereits teilgenommen haben, können Inhaber und Forschende die Person und alles, was sie geteilt hat, löschen:

1. Gehen Sie zum Tab Participants der Studie und klicken Sie auf den Code der Person.
2. Scrollen Sie zum Bereich ganz unten, zum Beispiel Delete P004 and their data (P004 und ihre Daten löschen).
3. Haken Sie I understand that this cannot be undone an (Mir ist bewusst, dass dies nicht rückgängig gemacht werden kann).
4. Klicken Sie auf Delete P004 and their data und bestätigen Sie.

Damit werden ihre Antworten, Videos, Fotos, Sprachnachrichten, Nachrichten, ihr Einwilligungsnachweis und ihre Kontaktdaten endgültig gelöscht, auf dem Server und im Dateispeicher. Highlights aus ihren Videos werden ebenfalls gelöscht. Das lässt sich nicht rückgängig machen.

Teilnehmende können ihre Teilnahme auch selbst über den Bildschirm Help (Hilfe) der Teilnehmer-App beenden und die Löschung aller ihrer Beiträge verlangen. Ihre Seite und die Liste der Teilnehmenden zeigen dann einen roten Hinweis. Ihre Agentur ist Verantwortlicher, bearbeiten Sie diese Anträge also unverzüglich. Siehe Ausstieg und Löschung.

Eine ganze Studie löschen

Nur Inhaber können eine Studie löschen:

1. Öffnen Sie die Studie und klicken Sie auf Edit study details.
2. Haken Sie unten unter Delete this study (Diese Studie löschen) I understand that everything in this study is deleted for good an (Mir ist bewusst, dass alles in dieser Studie endgültig gelöscht wird).
3. Geben Sie den Namen der Studie genau so ein, wie er angezeigt wird.
4. Klicken Sie auf Delete the study (Studie löschen).

Damit werden die Aufgaben, die Einwilligungserklärung, die Gruppen und alle Teilnehmerdaten einschließlich der Dateien gelöscht. Das lässt sich nicht rückgängig machen. Exportieren Sie vorher, was Sie brauchen.

Downloads

ZIP-Downloads der Dateien einer Studie laufen nach 7 Tagen ab und werden dann gelöscht. Siehe Dateien herunterladen.

KI-Übersetzung

Wenn Sie die KI-Übersetzung nutzen, werden Ihre Studientexte an den KI-Anbieter gesendet. Die Antworten der Teilnehmenden nicht. Siehe Ihren eigenen KI-Anbieter nutzen.

Ihren Workspace schließen

Um Ihren Workspace zu schließen, schreibt ein Inhaber an support@astrizon.com. Exportieren Sie vorher, was Sie brauchen. Nach dem Ende des Vertrags haben Sie 30 Tage Zeit, Ihre Daten zu exportieren. Danach werden der Workspace und alle seine Daten einschließlich der Dateien gelöscht, mit Ausnahme dessen, was wir gesetzlich aufbewahren müssen.