Ochrona danych i ich przechowywanie

W tym artykule wyjaśniamy, kto odpowiada za dane w Twojej przestrzeni roboczej, gdzie są przechowywane, jak długo są zachowywane i co możesz usunąć. To jest podsumowanie. Wiążącymi dokumentami są Regulamin i Umowa powierzenia przetwarzania danych dostępne na zolensa.com.

Kto za co odpowiada

• Twoja agencja jest administratorem danych osobowych swoich uczestników. To Ty decydujesz, jakie dane zbierasz, w jakim celu i jak długo je przechowujesz.
• Astrizon Technology Solutions, firma stojąca za Zolensa, jest Twoim podmiotem przetwarzającym. Przetwarza dane wyłącznie po to, aby udostępniać Ci Zolensa.
• Jeśli prowadzisz badanie dla klienta i działasz jako jego podmiot przetwarzający, Zolensa jest Twoim podmiotem podprzetwarzającym.

Odpowiadasz za podstawę prawną przetwarzania, za publikowany formularz zgody i za odpowiadanie na żądania uczestników. Zobacz Formularz zgody.

Gdzie przechowywane są dane

Zolensa jest hostowana przez DigitalOcean w centrum danych w Bengaluru w Indiach. Niektórzy dostawcy, którzy pomagają w działaniu usługi, na przykład przy wysyłce e-maili, znajdują się w innych krajach. Wszystkich wymienia strona Subprocessors (Podmioty podprzetwarzające) na zolensa.com.

W Twojej przestrzeni roboczej każda rola widzi tylko to, czego potrzebuje. Klienci widzą uczestników wyłącznie jako kody, a adresy e-mail i numery telefonów widzą tylko właściciele i badacze. Zobacz Role: właściciel, badacz, moderator i klient.

Jak długo dane są przechowywane

Każde badanie ma własny okres przechowywania. Ustawiasz go w szczegółach badania, w polu Delete videos, photos and answers this many days after the study closes (Usuń filmy, zdjęcia i odpowiedzi po tylu dniach od zamknięcia badania). Wybierz wartość od 30 do 3650 dni. Nowe badanie zaczyna od 365 dni.

Karta Overview (Przegląd) badania pokazuje ten okres w sekcji Data kept for (Dane przechowywane przez). Standardowa treść zgody podaje uczestnikom tę liczbę dni.

Okres możesz zmienić w dowolnym momencie w Edit study details (Edytuj szczegóły badania). Zmiana obowiązuje od tej chwili.

Kiedy dane są usuwane

Zolensa usuwa dane po upływie okresu przechowywania. Codzienne zadanie sprawdza każde zamknięte badanie. Gdy od zamknięcia badania minie ustawiona liczba dni, trwale usuwa wszystkie dane uczestników tego badania: uczestników, odpowiedzi, filmy, zdjęcia, wiadomości głosowe, wiadomości, wyróżnienia i przygotowane pobrania. Pliki są usuwane z serwera i z magazynu plików.

• Gdy badanie jest zamknięte, karta statusu na jego karcie Overview pokazuje datę, na przykład „participant data will be deleted on 12 Mar 2027. Export what you need before then.” (dane uczestników zostaną usunięte 12 marca 2027 r. Wyeksportuj wcześniej to, czego potrzebujesz).
• Siedem dni wcześniej właściciele i badacze przypisani do badania dostają e-mail z informacją, kiedy dane zostaną usunięte.
• Po usunięciu danych dostają kolejny e-mail.
• Badanie zostaje wtedy zarchiwizowane i nie jest już widoczne na liście.

Aby przechowywać dane dłużej, przed tym dniem zmień wartość w polu Delete videos, photos and answers this many days after the study closes w Edit study details. Rób to tylko wtedy, gdy pozwala na to treść Twojej zgody.

Dane o lokalizacji w zdjęciach

Zdjęcia często zawierają informację o miejscu, w którym zostały zrobione. Po przetworzeniu zdjęcia Zolensa zastępuje oryginalny plik przetworzoną kopią. Ta kopia to pionowo ustawiony plik JPEG, do 2000 pikseli na dłuższym boku, bez danych o lokalizacji i aparacie. Z tej kopii korzystają podgląd, pobrania i plik ZIP. Jeśli zdjęcia nie udało się przetworzyć, oryginał pozostaje, a otworzyć go mogą tylko właściciele i badacze.

Usuwanie uczestników

Możesz usunąć uczestników, którzy jeszcze nie dołączyli:

1. Przejdź do karty Participants (Uczestnicy) badania.
2. Zaznacz uczestników.
3. W menu With the ticked participants... (Z zaznaczonymi uczestnikami...) wybierz Remove (only if not joined yet) (Usuń, tylko jeśli jeszcze nie dołączył).
4. Kliknij Apply (Zastosuj).

Usuwanie danych uczestnika

W przypadku każdej osoby, która dołączyła, właściciele i badacze mogą usunąć uczestnika i wszystko, co udostępnił:

1. Przejdź do karty Participants badania i kliknij kod uczestnika.
2. Przewiń do sekcji na dole strony, na przykład Delete P004 and their data (Usuń P004 i jego dane).
3. Zaznacz I understand that this cannot be undone (Rozumiem, że tej operacji nie można cofnąć).
4. Kliknij Delete P004 and their data i potwierdź.

Spowoduje to trwałe usunięcie jego odpowiedzi, filmów, zdjęć, wiadomości głosowych, wiadomości, zapisu zgody i danych kontaktowych, zarówno na serwerze, jak i w magazynie plików. Usunięte zostaną też wyróżnienia utworzone z jego filmów. Tej operacji nie można cofnąć.

Uczestnicy mogą też zakończyć udział na ekranie Help (po polsku: Pomoc) aplikacji dla uczestników i poprosić o usunięcie wszystkiego, co udostępnili. Na stronie uczestnika i na liście uczestników pojawia się wtedy czerwony komunikat. Twoja agencja jest administratorem danych, więc realizuj te prośby niezwłocznie. Zobacz Rezygnacje i usuwanie danych.

Usuwanie całego badania

Tylko właściciele mogą usunąć badanie:

1. Otwórz badanie i kliknij Edit study details.
2. Na dole, w sekcji Delete this study (Usuń to badanie), zaznacz I understand that everything in this study is deleted for good (Rozumiem, że wszystko w tym badaniu zostanie trwale usunięte).
3. Wpisz nazwę badania dokładnie tak, jak jest wyświetlana.
4. Kliknij Delete the study (Usuń badanie).

Spowoduje to usunięcie zadań, formularza zgody, grup i wszystkich danych uczestników, łącznie z plikami. Tej operacji nie można cofnąć. Najpierw wyeksportuj to, czego potrzebujesz.

Pobrania

Pliki ZIP z plikami badania wygasają po 7 dniach i są wtedy usuwane. Zobacz Pobieranie plików.

Tłumaczenie AI

Gdy korzystasz z tłumaczenia AI, teksty badania są wysyłane do dostawcy AI. Odpowiedzi uczestników nie są wysyłane. Zobacz Korzystanie z własnego dostawcy AI.

Zamknięcie przestrzeni roboczej

Aby zamknąć przestrzeń roboczą, właściciel pisze na adres support@astrizon.com. Najpierw wyeksportuj to, czego potrzebujesz. Po zakończeniu umowy masz 30 dni na eksport danych. Następnie przestrzeń robocza i wszystkie jej dane, łącznie z plikami, zostają usunięte, z wyjątkiem danych, które jesteśmy zobowiązani przechowywać na mocy prawa.