Dados, privacidade e conservação

Este artigo explica quem é responsável pelos dados do seu espaço de trabalho, onde são guardados, durante quanto tempo são conservados e o que pode remover. É um resumo. Os Termos de Serviço e o Acordo de Tratamento de Dados disponíveis em zolensa.com são os documentos vinculativos.

Quem é responsável

• A sua agência é a responsável pelo tratamento dos dados pessoais dos seus participantes. Decide o que recolhe, para quê e durante quanto tempo.
• A Astrizon Technology Solutions, a empresa por trás do Zolensa, é a sua subcontratante. Trata os dados apenas para lhe disponibilizar o Zolensa.
• Se realizar um estudo para um cliente e atuar como subcontratante desse cliente, o Zolensa é o seu subcontratante ulterior.

É responsável pelo seu fundamento jurídico, pelo formulário de consentimento que publica e pela resposta aos pedidos dos participantes. Consulte O formulário de consentimento.

Onde os seus dados são guardados

O Zolensa está alojado na DigitalOcean, no respetivo centro de dados em Bengaluru, na Índia. Alguns fornecedores que ajudam a prestar o serviço, por exemplo no envio de e-mails, estão noutros países. A página de subcontratantes em zolensa.com lista-os todos.

Dentro do seu espaço de trabalho, cada função vê apenas aquilo de que precisa. Os clientes veem os participantes apenas por código, e só os proprietários e os investigadores veem os endereços de e-mail e os números de telefone. Consulte Funções: proprietário, investigador, moderador e cliente.

Durante quanto tempo os dados são conservados

Cada estudo tem o seu próprio prazo de conservação. Define-o nos detalhes do estudo, no campo Delete videos, photos and answers this many days after the study closes (Eliminar vídeos, fotografias e respostas este número de dias após o encerramento do estudo). Escolha entre 30 e 3650 dias. Um estudo novo começa com 365 dias.

A Overview (Visão geral) do estudo mostra o prazo em Data kept for (Dados conservados durante). O texto de consentimento padrão indica aos participantes este número de dias.

Pode alterar o prazo a qualquer momento em Edit study details (Editar os detalhes do estudo). A alteração aplica-se a partir desse momento.

Quando os dados são eliminados

O Zolensa elimina os dados quando o prazo termina. Uma tarefa diária verifica todos os estudos encerrados. Quando passa o número de dias desde o encerramento do estudo, elimina definitivamente todos os dados dos participantes desse estudo: participantes, respostas, vídeos, fotografias, notas de voz, mensagens, destaques e transferências preparadas. Os ficheiros são eliminados do servidor e do armazenamento de ficheiros.

• Enquanto um estudo está encerrado, o cartão de estado na respetiva Overview mostra a data, por exemplo "participant data will be deleted on 12 Mar 2027. Export what you need before then." (os dados dos participantes serão eliminados a 12 de março de 2027. Exporte aquilo de que precisa antes dessa data.)
• Sete dias antes, os proprietários e os investigadores do estudo recebem um e-mail que indica quando os dados serão eliminados.
• Quando os dados são eliminados, recebem outro e-mail.
• O estudo é então arquivado e deixa de aparecer na sua lista.

Para conservar os dados durante mais tempo, altere Delete videos, photos and answers this many days after the study closes em Edit study details antes desse dia. Faça-o apenas se o seu texto de consentimento o permitir.

Dados de localização nas fotografias

As fotografias guardam muitas vezes o local onde foram tiradas. Depois de o Zolensa processar uma fotografia, substitui o ficheiro original pela cópia processada. Esta cópia é um JPEG na orientação correta, com até 2000 píxeis no lado maior, sem dados de localização nem da câmara. A visualização, as transferências e o ZIP usam todos esta cópia. Se uma fotografia não tiver podido ser processada, o original mantém-se e só os proprietários e os investigadores o podem abrir.

Remover participantes

Pode remover os participantes que ainda não aderiram:

1. Vá ao separador Participants (Participantes) do estudo.
2. Assinale os participantes.
3. Em With the ticked participants... (Com os participantes assinalados...), escolha Remove (only if not joined yet) (Remover, só se ainda não tiver aderido).
4. Clique em Apply (Aplicar).

Eliminar os dados de um participante

Para qualquer pessoa que tenha aderido, os proprietários e os investigadores podem eliminar o participante e tudo o que partilhou:

1. Vá ao separador Participants do estudo e clique no código do participante.
2. Desloque-se até à secção no fundo da página, por exemplo Delete P004 and their data (Eliminar P004 e os respetivos dados).
3. Assinale I understand that this cannot be undone (Compreendo que esta ação não pode ser anulada).
4. Clique em Delete P004 and their data e confirme.

Esta ação elimina definitivamente as respostas, os vídeos, as fotografias, as notas de voz, as mensagens, o registo de consentimento e os dados de contacto do participante, no servidor e no armazenamento de ficheiros. Os destaques criados a partir dos vídeos dele também são eliminados. Esta ação não pode ser anulada.

Os participantes também podem deixar de participar a partir do ecrã Help (em português: Ajuda) da aplicação do participante e pedir que tudo o que partilharam seja eliminado. A página do participante e a lista de participantes mostram então um aviso a vermelho. A sua agência é a responsável pelo tratamento, por isso dê seguimento a estes pedidos sem demora. Consulte Quando um participante desiste ou pede a eliminação.

Eliminar um estudo inteiro

Só os proprietários podem eliminar um estudo:

1. Abra o estudo e clique em Edit study details.
2. No fundo, em Delete this study (Eliminar este estudo), assinale I understand that everything in this study is deleted for good (Compreendo que tudo neste estudo é eliminado definitivamente).
3. Escreva o nome do estudo exatamente como aparece.
4. Clique em Delete the study (Eliminar o estudo).

Esta ação elimina as tarefas, o formulário de consentimento, os grupos e todos os dados dos participantes, incluindo os ficheiros. Não pode ser anulada. Exporte primeiro aquilo de que precisa.

Transferências

As transferências em ZIP dos ficheiros de um estudo expiram ao fim de 7 dias e são depois eliminadas. Consulte Transferir todos os ficheiros num ZIP.

Tradução por IA

Quando usa a tradução por IA, os textos dos seus estudos são enviados ao fornecedor de IA. As respostas dos participantes não são enviadas. Consulte Usar o seu próprio fornecedor de IA.

Encerrar o seu espaço de trabalho

Para encerrar o seu espaço de trabalho, um proprietário escreve para support@astrizon.com. Exporte primeiro aquilo de que precisa. Depois de terminado o contrato, tem 30 dias para exportar os seus dados. Em seguida, o espaço de trabalho e todos os respetivos dados, incluindo os ficheiros, são eliminados, exceto o que a lei nos obriga a conservar.