Données, confidentialité et conservation

Cet article explique qui est responsable des données de votre espace de travail, où elles sont stockées, combien de temps elles sont conservées et ce que vous pouvez supprimer. Il s'agit d'un résumé. Les Conditions d'utilisation (Terms of Service) et l'accord de traitement des données (Data Processing Agreement) publiés sur zolensa.com sont les documents qui font foi.

Qui est responsable

• Votre agence est responsable du traitement des données personnelles de vos participants. Vous décidez de ce que vous collectez, dans quel but et pour combien de temps.
• Astrizon Technology Solutions, la société qui édite Zolensa, est votre sous-traitant. Elle traite les données uniquement pour faire fonctionner Zolensa pour vous.
• Si vous réalisez une étude pour un client en tant que sous-traitant de celui-ci, Zolensa est votre sous-traitant ultérieur.

Vous êtes responsable de votre base légale, du formulaire de consentement que vous publiez et des réponses aux demandes des participants. Consultez Le formulaire de consentement.

Où vos données sont stockées

Zolensa est hébergé par DigitalOcean dans son centre de données de Bengaluru, en Inde. Certains prestataires qui contribuent au fonctionnement du service, par exemple pour l'envoi des e-mails, se trouvent dans d'autres pays. La page Subprocessors (Sous-traitants ultérieurs) de zolensa.com les liste tous.

Au sein de votre espace de travail, chaque rôle ne voit que ce dont il a besoin. Les clients voient les participants uniquement par leur code, et seuls les propriétaires et les chargés d'études voient les adresses e-mail et les numéros de téléphone. Consultez Rôles : propriétaire, chargé d'études, modérateur et client.

Durée de conservation des données

Chaque étude a sa propre durée de conservation. Vous la définissez dans les détails de l'étude, dans le champ Delete videos, photos and answers this many days after the study closes (Supprimer les vidéos, photos et réponses ce nombre de jours après la clôture de l'étude). Choisissez entre 30 et 3650 jours. Une nouvelle étude démarre à 365 jours.

L'onglet Overview (Vue d'ensemble) de l'étude affiche la durée sous Data kept for (Données conservées pendant). Le texte de consentement standard indique ce nombre de jours aux participants.

Vous pouvez modifier la durée à tout moment dans Edit study details (Modifier les détails de l'étude). La modification s'applique à partir de ce moment.

Quand les données sont supprimées

Zolensa supprime les données à la fin de la durée de conservation. Une tâche quotidienne vérifie chaque étude clôturée. Une fois le nombre de jours écoulé depuis la clôture, elle supprime définitivement toutes les données des participants de l'étude : participants, réponses, vidéos, photos, messages vocaux, messages, temps forts et téléchargements préparés. Les fichiers sont supprimés du serveur et du stockage des fichiers.

• Tant qu'une étude est clôturée, la carte de statut de son onglet Overview affiche la date, par exemple "participant data will be deleted on 12 Mar 2027. Export what you need before then."
• Sept jours avant, les propriétaires et les chargés d'études de l'étude reçoivent un e-mail qui indique quand les données seront supprimées.
• Une fois les données supprimées, ils reçoivent un autre e-mail.
• L'étude est alors archivée et n'apparaît plus dans votre liste.

Pour conserver les données plus longtemps, modifiez Delete videos, photos and answers this many days after the study closes dans Edit study details avant cette date. Ne le faites que si votre texte de consentement le permet.

Données de localisation des photos

Les photos contiennent souvent le lieu où elles ont été prises. Après avoir traité une photo, Zolensa remplace le fichier original par la copie traitée. Cette copie est un JPEG redressé, jusqu'à 2000 pixels sur le côté le plus long, sans données de localisation ni données de l'appareil. L'affichage, les téléchargements et le ZIP utilisent tous cette copie. Si une photo n'a pas pu être traitée, l'original est conservé, et seuls les propriétaires et les chargés d'études peuvent l'ouvrir.

Retirer des participants

Vous pouvez retirer les participants qui n'ont pas encore rejoint l'étude :

1. Allez dans l'onglet Participants de l'étude.
2. Cochez les participants.
3. Dans With the ticked participants... (Avec les participants cochés...), choisissez Remove (only if not joined yet) (Retirer, uniquement si pas encore inscrit).
4. Cliquez sur Apply (Appliquer).

Supprimer les données d'un participant

Pour toute personne qui a rejoint l'étude, les propriétaires et les chargés d'études peuvent supprimer le participant et tout ce qu'il a partagé :

1. Allez dans l'onglet Participants de l'étude et cliquez sur le code du participant.
2. Faites défiler jusqu'à la section du bas, par exemple Delete P004 and their data (Supprimer P004 et ses données).
3. Cochez I understand that this cannot be undone (Je comprends que cette action est irréversible).
4. Cliquez sur Delete P004 and their data et confirmez.

Cette action supprime définitivement ses réponses, vidéos, photos, messages vocaux, messages, son enregistrement de consentement et ses coordonnées, sur le serveur et dans le stockage des fichiers. Les temps forts créés à partir de ses vidéos sont aussi supprimés. Cette action est irréversible.

Les participants peuvent aussi arrêter de participer depuis l'écran Help ("Aide" en français) de l'application participant, et demander la suppression de tout ce qu'ils ont partagé. Leur page participant et la liste des participants affichent alors un avis rouge. Votre agence est responsable du traitement : traitez donc ces demandes sans délai. Consultez Quand un participant arrête ou demande la suppression de ses données.

Supprimer une étude entière

Seuls les propriétaires peuvent supprimer une étude :

1. Ouvrez l'étude et cliquez sur Edit study details.
2. En bas, sous Delete this study (Supprimer cette étude), cochez I understand that everything in this study is deleted for good (Je comprends que tout le contenu de cette étude sera définitivement supprimé).
3. Saisissez le nom de l'étude exactement comme il est affiché.
4. Cliquez sur Delete the study (Supprimer l'étude).

Cette action supprime les tâches, le formulaire de consentement, les groupes et toutes les données des participants, fichiers compris. Elle est irréversible. Exportez d'abord ce dont vous avez besoin.

Téléchargements

Les téléchargements ZIP des fichiers d'une étude expirent au bout de 7 jours, puis sont supprimés. Consultez Télécharger tous les fichiers au format ZIP.

Traduction par IA

Lorsque vous utilisez la traduction par IA, les textes de votre étude sont envoyés au fournisseur d'IA. Les réponses des participants ne le sont pas. Consultez Utiliser votre propre fournisseur d'IA.

Fermer votre espace de travail

Pour fermer votre espace de travail, un propriétaire écrit à support@astrizon.com. Exportez d'abord ce dont vous avez besoin. À la fin du contrat, vous disposez de 30 jours pour exporter vos données. L'espace de travail et toutes ses données, fichiers compris, sont ensuite supprimés, à l'exception de ce que la loi nous oblige à conserver.