Datos, privacidad y conservación

Este artículo explica quién es responsable de los datos de su espacio de trabajo, dónde se almacenan, cuánto tiempo se conservan y qué puede eliminar. Es un resumen. Los documentos vinculantes son las condiciones del servicio (Terms of Service) y el acuerdo de tratamiento de datos (Data Processing Agreement) publicados en zolensa.com.

Quién es responsable

• Su agencia es la responsable del tratamiento de los datos personales de sus participantes. Usted decide qué recoge, para qué y durante cuánto tiempo.
• Astrizon Technology Solutions, la empresa que está detrás de Zolensa, es su encargada del tratamiento. Trata los datos únicamente para hacer funcionar Zolensa para usted.
• Si realiza un estudio para un cliente y actúa como su encargado del tratamiento, Zolensa es su subencargado del tratamiento.

Usted es responsable de la base jurídica del tratamiento, del formulario de consentimiento que publica y de responder a las solicitudes de los participantes. Consulte El formulario de consentimiento.

Dónde se almacenan sus datos

Zolensa está alojado en DigitalOcean, en su centro de datos de Bengaluru (India). Algunos proveedores que ayudan a prestar el servicio, por ejemplo para el envío de correo electrónico, se encuentran en otros países. La página Subprocessors (Subencargados) de zolensa.com los enumera todos.

Dentro de su espacio de trabajo, cada rol ve solo lo que necesita. Los clientes ven a los participantes únicamente por su código, y solo los propietarios y los investigadores ven las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono. Consulte Roles: propietario, investigador, moderador y cliente.

Cuánto tiempo se conservan los datos

Cada estudio tiene su propio periodo de conservación. Se configura en los datos del estudio, en el campo Delete videos, photos and answers this many days after the study closes (Eliminar vídeos, fotos y respuestas este número de días después del cierre del estudio). Elija entre 30 y 3650 días. Un estudio nuevo empieza con 365 días.

La pestaña Overview (Resumen) del estudio muestra el periodo en Data kept for (Datos conservados durante). El texto estándar del consentimiento indica a los participantes este número de días.

Puede cambiar el periodo en cualquier momento en Edit study details (Editar los datos del estudio). El cambio se aplica a partir de ese momento.

Cuándo se eliminan los datos

Zolensa elimina los datos cuando termina el periodo. Un proceso diario revisa todos los estudios cerrados. Cuando ha pasado el número de días desde el cierre del estudio, elimina definitivamente todos los datos de participantes de ese estudio: participantes, respuestas, vídeos, fotos, notas de voz, mensajes, destacados y descargas preparadas. Los archivos se eliminan del servidor y del almacenamiento de archivos.

• Mientras un estudio está cerrado, la tarjeta de estado de su pestaña Overview muestra la fecha, por ejemplo «participant data will be deleted on 12 Mar 2027. Export what you need before then.» (los datos de los participantes se eliminarán el 12 de marzo de 2027; exporte antes lo que necesite).
• Siete días antes, los propietarios y los investigadores del estudio reciben un correo electrónico que indica cuándo se eliminarán los datos.
• Cuando los datos se han eliminado, reciben otro correo electrónico.
• Después, el estudio se archiva y deja de aparecer en su lista.

Para conservar los datos más tiempo, cambie Delete videos, photos and answers this many days after the study closes en Edit study details antes de ese día. Hágalo solo si el texto de su consentimiento lo permite.

Datos de ubicación en las fotos

Las fotos suelen contener el lugar donde se hicieron. Después de procesar una foto, Zolensa sustituye el archivo original por la copia procesada. Esta copia es un JPEG en posición vertical correcta, de hasta 2000 píxeles en su lado más largo, sin datos de ubicación ni de la cámara. La visualización, las descargas y el ZIP usan esta copia. Si una foto no se ha podido procesar, se conserva el original, y solo los propietarios y los investigadores pueden abrirlo.

Quitar participantes

Puede quitar a los participantes que todavía no se han unido:

1. Vaya a la pestaña Participants (Participantes) del estudio.
2. Marque los participantes.
3. En With the ticked participants... (Con los participantes marcados...), elija Remove (only if not joined yet) (Quitar, solo si aún no se ha unido).
4. Haga clic en Apply (Aplicar).

Eliminar los datos de un participante

Con cualquier persona que se haya unido, los propietarios y los investigadores pueden eliminar al participante y todo lo que ha compartido:

1. Vaya a la pestaña Participants del estudio y haga clic en el código del participante.
2. Desplácese hasta la sección de la parte inferior, por ejemplo Delete P004 and their data (Eliminar a P004 y sus datos).
3. Marque I understand that this cannot be undone (Entiendo que esto no se puede deshacer).
4. Haga clic en Delete P004 and their data y confirme.

Así se eliminan definitivamente sus respuestas, vídeos, fotos, notas de voz, mensajes, su registro de consentimiento y sus datos de contacto, tanto en el servidor como en el almacenamiento de archivos. También se eliminan los destacados creados a partir de sus vídeos. No se puede deshacer.

Los participantes también pueden dejar de participar desde la pantalla Help (Ayuda) de la app del participante y pedir que se elimine todo lo que han compartido. Entonces su página de participante y la lista Participants muestran un aviso en rojo. Su agencia es la responsable del tratamiento, así que atienda estas solicitudes sin demora. Consulte Cuando un participante abandona o pide la eliminación de sus datos.

Eliminar un estudio completo

Solo los propietarios pueden eliminar un estudio:

1. Abra el estudio y haga clic en Edit study details.
2. En la parte inferior, en Delete this study (Eliminar este estudio), marque I understand that everything in this study is deleted for good (Entiendo que todo el contenido de este estudio se elimina definitivamente).
3. Escriba el nombre del estudio exactamente como aparece.
4. Haga clic en Delete the study (Eliminar el estudio).

Así se eliminan las tareas, el formulario de consentimiento, los grupos y todos los datos de participantes, archivos incluidos. No se puede deshacer. Exporte antes lo que necesite.

Descargas

Las descargas ZIP de los archivos de un estudio caducan a los 7 días y después se eliminan. Consulte Descargar todos los archivos en un ZIP.

Traducción con IA

Cuando usa la traducción con IA, los textos de su estudio se envían al proveedor de IA. Las respuestas de los participantes, no. Consulte Usar su propio proveedor de IA.

Cierre su espacio de trabajo

Para cerrar su espacio de trabajo, un propietario debe escribir a support@astrizon.com. Exporte antes lo que necesite. Una vez finalizado el contrato, dispone de 30 días para exportar sus datos. Después se eliminan el espacio de trabajo y todos sus datos, archivos incluidos, salvo lo que la ley nos obligue a conservar.