Kết nối hộp thư của bạn, từng bước

Hướng dẫn này chỉ cách kết nối từng loại hộp thư trong Settings, Email, để lời mời và lời nhắc được gửi từ chính địa chỉ của bạn. Để xem tổng quan, hãy xem Gửi email từ hộp thư hoặc dịch vụ email của riêng bạn.

Bạn cần là chủ sở hữu của không gian làm việc. Hãy chuẩn bị sẵn địa chỉ hộp thư và mật khẩu của nó, hoặc mật khẩu ứng dụng ở những chỗ các bước bên dưới yêu cầu.

Hãy dùng một hộp thư thật mà mọi người có thể trả lời, chẳng hạn research@youragency.com. Thư trả lời của người tham gia sẽ đến hộp thư này.

Google Workspace hoặc Gmail

Cách nhanh nhất là Sign in with Google:

1. Vào Settings, Email, và chọn Our own mailbox or email service.
2. Nhấp Sign in with Google.
3. Chọn tài khoản Google mà email sẽ được gửi từ đó, hoặc đăng nhập vào tài khoản đó.
4. Google hỏi có cho phép Zolensa gửi email thay bạn không. Nhấp Continue hoặc Allow.

Zolensa gửi một email kiểm tra cho bạn và bật hộp thư khi email đến nơi.

Nếu không thấy Sign in with Google, hãy kết nối bằng mật khẩu ứng dụng:

1. Bật xác minh 2 bước cho tài khoản Google, nếu chưa bật. Trong Google, mở Manage your Google Account, rồi Security.
2. Vào myaccount.google.com/apppasswords. Nhập một tên, chẳng hạn Zolensa, và nhấp Create.
3. Sao chép mật khẩu gồm 16 chữ cái mà Google hiển thị.
4. Trong Zolensa, ở Connect your mailbox, nhấp Google Workspace or Gmail (hoặc or use an app password bên dưới Sign in with Google).
5. Điền From address, Sender name, và dán mật khẩu ứng dụng vào Password.
6. Nhấp Save and send a test.

Nếu bạn không thấy mật khẩu ứng dụng trong tài khoản Google, quản trị viên Google Workspace của bạn có thể đã tắt chúng. Hãy hỏi họ, hoặc dùng Sign in with Google.

Google Workspace gửi tối đa khoảng 2.000 email mỗi ngày từ một hộp thư, và tài khoản Gmail miễn phí khoảng 500. Với các nghiên cứu lớn hơn, hãy dùng dịch vụ gửi email.

Microsoft 365

Cách nhanh nhất là Sign in with Microsoft:

1. Vào Settings, Email, và chọn Our own mailbox or email service.
2. Nhấp Sign in with Microsoft.
3. Đăng nhập bằng hộp thư mà email sẽ được gửi từ đó.
4. Microsoft hỏi có cho phép Zolensa gửi thư dưới tên bạn không. Nhấp Accept.

Nếu Microsoft hiển thị Need admin approval, công ty bạn chỉ cho phép các ứng dụng đã được quản trị viên CNTT phê duyệt. Hãy nhờ họ phê duyệt Zolensa, rồi thử lại.

Bạn cũng có thể kết nối bằng mật khẩu hộp thư. Nhấp Microsoft 365 (hoặc or use an app password), điền From address, Sender name và Password, rồi Save and send a test. Để cách này hoạt động, quản trị viên của bạn phải bật Authenticated SMTP cho hộp thư: trong trung tâm quản trị Microsoft 365, mở Users, Active users, người dùng đó, Mail, Manage email apps. Microsoft đang chấm dứt việc đăng nhập bằng mật khẩu để gửi thư, nên Sign in with Microsoft là lựa chọn tốt hơn.

Microsoft 365 gửi tối đa 10.000 email mỗi ngày từ một hộp thư, và khoảng 30 email mỗi phút. Khi bạn mời nhiều người cùng lúc, một số email sẽ chờ một hai phút. Zolensa tự thử gửi lại.

Zoho Mail

Cách nhanh nhất là Sign in with Zoho:

1. Vào Settings, Email, và chọn Our own mailbox or email service.
2. Nhấp Sign in with Zoho.
3. Đăng nhập bằng hộp thư mà email sẽ được gửi từ đó, rồi nhấp Accept.

Tài khoản Zoho ở mọi khu vực đều dùng được, gồm Ấn Độ, châu Âu và Hoa Kỳ.

Để kết nối bằng mật khẩu ứng dụng:

1. Trong Zoho, mở My Account, rồi Security, rồi App passwords. Tạo một mật khẩu, đặt tên là Zolensa.
2. Trong Zolensa, nhấp Zoho Mail (hoặc or use an app password).
3. Nếu tài khoản Zoho của bạn ở Ấn Độ, mở Server settings và đổi Server thành smtppro.zoho.in. Ở châu Âu, dùng smtppro.zoho.eu.
4. Điền From address, Sender name và mật khẩu ứng dụng, rồi Save and send a test.

Titan, Hostinger, GoDaddy và Rediffmail Pro

Các hộp thư này dùng chính mật khẩu của hộp thư:

1. Trong Connect your mailbox, nhấp nhà cung cấp của bạn: Titan Email, Hostinger Email, GoDaddy Workspace Email hoặc Rediffmail Pro.
2. Điền From address (địa chỉ hộp thư) và Sender name.
3. Điền mật khẩu hộp thư.
4. Nhấp Save and send a test.

Titan Email là dịch vụ email được nhiều nhà cung cấp lưu trữ web bán, chẳng hạn Hostinger, BigRock và GoDaddy. Nếu trang đăng nhập của bạn ghi Titan, hãy chọn Titan Email.

Nếu email GoDaddy của bạn chạy trên Microsoft 365 (bạn đăng nhập tại outlook.office.com), hãy chọn Microsoft 365. Nếu đó là Professional Email do Titan cung cấp, hãy chọn Titan Email.

Yahoo, iCloud, AOL, Fastmail và Yandex

Các dịch vụ này cần mật khẩu ứng dụng, không phải mật khẩu thông thường của bạn:

• Yahoo Mail: trong Yahoo, mở Account info, Account security, Generate app password.
• iCloud Mail: tại account.apple.com, mở Sign-In and Security, App-Specific Passwords. Xác thực hai yếu tố phải được bật.
• AOL Mail: trong AOL, mở Account info, Account security, Generate app password.
• Fastmail: mở Settings, Privacy and security, và tạo một mật khẩu ứng dụng có quyền truy cập SMTP.
• Yandex 360: trong Yandex ID, mở Security, App passwords, và tạo một mật khẩu cho thư.

Sau đó nhấp nhà cung cấp của bạn trong Connect your mailbox (Fastmail, Yandex 360 và AOL Mail nằm trong More mailboxes), điền From address, Sender name và mật khẩu ứng dụng, rồi nhấp Save and send a test.

Namecheap, Rackspace và Amazon WorkMail

1. Mở More mailboxes, rồi nhấp Namecheap Private Email, Rackspace Email hoặc Amazon WorkMail.
2. Với Amazon WorkMail, mở Server settings và đổi us-east-1 trong Server thành khu vực WorkMail của bạn, chẳng hạn eu-west-1.
3. Điền From address, Sender name và mật khẩu hộp thư.
4. Nhấp Save and send a test.

Máy chủ thư khác

1. Mở More mailboxes, rồi nhấp Another mail server.
2. Trong Server settings, điền Server, Port và Encryption mà nhà cung cấp của bạn đưa ra cho việc gửi thư (SMTP). Hầu hết dùng cổng 587 với STARTTLS (port 587), hoặc cổng 465 với SSL/TLS (port 465).
3. Điền Username (thường là địa chỉ hộp thư), Password, From address và Sender name.
4. Nhấp Save and send a test.

Nhà cung cấp của bạn liệt kê các thiết lập này trong trang trợ giúp, thường ở mục "set up mail on another app" hoặc "SMTP settings". Máy chủ phải nằm trên internet công cộng và dùng cổng 587, 465, 2525 hoặc 25.

Gửi từ địa chỉ khác

From address nên là hộp thư bạn kết nối. Để gửi từ một địa chỉ khác, chẳng hạn bí danh hoặc địa chỉ dùng chung, địa chỉ đó trước hết phải được phép gửi từ hộp thư ấy ở nhà cung cấp thư của bạn. Sau đó điền chính hộp thư vào Username và địa chỉ kia vào From address.

Nếu email kiểm tra bị lỗi

Thông báo hiện sau Save and send a test cho biết điều gì đã sai. Các thông báo thường gặp:

• SMTP login failed. Check the username and password. (Đăng nhập SMTP thất bại. Hãy kiểm tra tên người dùng và mật khẩu.) Mật khẩu sai, hoặc nhà cung cấp yêu cầu mật khẩu ứng dụng. Hãy tạo mật khẩu ứng dụng như hướng dẫn ở trên. Với Google và Yahoo, mật khẩu thông thường không bao giờ dùng được.
• The SMTP server ... could not be found, or is not on the public internet. (Không tìm thấy máy chủ SMTP ..., hoặc máy chủ không nằm trên internet công cộng.) Tên máy chủ bị gõ sai. Hãy chọn lại nhà cung cấp của bạn trong Connect your mailbox để điền sẵn.
• Use one of the usual SMTP ports: 587, 465, 2525 or 25. (Hãy dùng một trong các cổng SMTP thông thường: 587, 465, 2525 hoặc 25.) Hãy đổi Port.
• Một thông báo của Microsoft có SmtpClientAuthentication is disabled: Authenticated SMTP đang tắt cho hộp thư. Hãy dùng Sign in with Microsoft, hoặc nhờ quản trị viên của bạn bật nó.
• Một thông báo về sender hoặc from address: hộp thư có thể không được gửi từ địa chỉ đó. Hãy dùng địa chỉ hộp thư làm From address.
• The sign-in with Google was cancelled, or access was not allowed. (Đăng nhập bằng Google đã bị hủy, hoặc quyền truy cập không được cho phép.) Bạn đã nhấp Cancel, hoặc chưa cho phép việc gửi thư. Hãy thử lại và cho phép.
• The sign-in could not be matched to this browser, or took too long. (Không thể khớp phiên đăng nhập với trình duyệt này, hoặc mất quá nhiều thời gian.) Hãy bắt đầu lại từ trang Email, trong cùng trình duyệt, trong vòng 30 phút.

Trong khi email kiểm tra còn lỗi, email vẫn được gửi từ người gửi của Zolensa, nên người tham gia vẫn nhận được lời mời.

Nếu email ngừng được gửi từ hộp thư của bạn

Nếu mật khẩu hộp thư thay đổi, hoặc ai đó gỡ quyền truy cập của Zolensa trong tài khoản Google, Microsoft hoặc Zoho, kết nối sẽ chấm dứt. Khi đó Zolensa gửi lại từ người gửi của chính mình, và trang Email cho biết kết nối đã chấm dứt. Nhấp Reconnect và đăng nhập lại.

Với hộp thư kết nối bằng mật khẩu, hãy nhập mật khẩu mới ở bước 3, Enter the details, rồi nhấp Save and send a test.

Vẫn chưa được?

Hãy viết thư cho chúng tôi từ Support ở thanh bên. Cho chúng tôi biết bạn dùng nhà cung cấp nào và sao chép thông báo bạn thấy sau lần kiểm tra. Đừng bao giờ gửi mật khẩu của bạn cho chúng tôi.