Entretiens et discussions de groupe

Dans l'onglet Interviews (Entretiens), vous planifiez des appels vidéo avec les participants : des entretiens individuels, et des discussions de groupe avec 2 à 10 participants. Tout le monde rejoint l'appel dans le navigateur, sur un téléphone ou un ordinateur, sans rien installer.

Les propriétaires, les chargés d'études et les modérateurs de l'étude peuvent planifier et mener des séances. Consultez Rôles.

Planifier une séance

1. Ouvrez l'étude et cliquez sur Interviews.
2. Sous Plan a session (Planifier une séance), choisissez Interview (Entretien, un participant) ou Group discussion (Discussion de groupe, 2 à 10 participants).
3. Choisissez le Participant, ou cochez les participants pour une discussion de groupe.
4. Choisissez la Date, Time (Heure, dans le fuseau horaire de l'étude) et Length (Durée).
5. Ajoutez un Topic (Sujet) si vous le souhaitez. Il est affiché aux participants.
6. Si vous le souhaitez, ajoutez des People from outside your team (Personnes extérieures à votre équipe), voir ci-dessous.
7. Cochez ou décochez Record the session (Enregistrer la séance) et Send the invitations now (Envoyer les invitations maintenant). Les deux cases sont cochées par défaut.
8. Cliquez sur Plan the session (Planifier la séance).

Seuls les participants qui ont accepté de participer figurent dans la liste. Ceux que Zolensa ne peut pas joindre affichent "(no email or mobile)" (pas d'e-mail ni de mobile).

Personnes extérieures à votre équipe

Vous pouvez inviter des personnes qui n'ont pas de compte Zolensa, chacune avec un nom, une adresse e-mail et un rôle :

• Moderator (Modérateur) : vu et entendu, il mène la séance comme votre équipe : couper le micro des personnes, désactiver le chat, retirer quelqu'un de l'appel, enregistrer. Par exemple un modérateur indépendant.
• Guest (Invité) : vu et entendu, sans les commandes. Par exemple une personne du client qui pose une question.
• Observer (Observateur) : suit la séance depuis la salle d'observation. Les participants ne voient pas et n'entendent pas les observateurs, et les observateurs n'apparaissent pas dans la liste des personnes que voient les participants.

Chacun reçoit un e-mail en anglais avec un lien personnel. Le lien ouvre la séance dans son navigateur. Ne le partagez pas : toute personne qui a le lien rejoint la séance sous ce nom.

Votre propre équipe n'a pas besoin d'invitation. Sur la page de la séance, cliquez sur Join as moderator (Rejoindre en tant que modérateur) ou Watch as observer (Regarder en tant qu'observateur).

Invitations et rappels

Les participants reçoivent l'invitation dans leur langue, par e-mail, WhatsApp ou SMS, selon le choix de l'étude. Consultez WhatsApp et SMS. Elle indique l'heure dans leur propre fuseau horaire, la durée et le sujet, avec un bouton pour rejoindre la séance.

Environ une heure avant le début, toutes les personnes dont l'invitation a été envoyée reçoivent un rappel par le même moyen.

Si vous n'avez pas envoyé les invitations, les participants voient quand même la séance dans l'application de l'étude, sur l'écran Today ("Aujourd'hui" en français). Sur la page de la séance, vous pouvez envoyer chaque invitation, la renvoyer, ou cliquer sur Send the invitations not sent yet (Envoyer les invitations pas encore envoyées).

Quand l'appel s'ouvre

Les participants et les invités peuvent rejoindre l'appel à partir de 15 minutes avant le début, et jusqu'à une heure après la fin prévue. Les modérateurs peuvent ouvrir l'appel plus tôt, par exemple pour tester la caméra. L'appel se ferme lorsqu'un modérateur termine la séance, ou lorsqu'elle est marquée comme terminée ou annulée.

Mener l'appel

1. Sur la page de la séance, cliquez sur Join as moderator (Rejoindre en tant que modérateur).
2. Cliquez sur le bouton pour rejoindre l'appel, et autorisez votre caméra et votre micro.
3. Attendez les participants. Chaque personne dans l'appel apparaît dans une vignette avec son nom. La personne qui parle a un cadre de couleur.

Les boutons en bas de l'appel :

• le micro et la caméra, pour les couper et les réactiver
• Chat, avec le nombre de nouveaux messages
• People (Personnes, pour les modérateurs) : les personnes dans l'appel, avec Mute (Couper le micro) et Remove (Retirer) pour chacune, Mute everyone (Couper le micro de tout le monde) et Chat for participants (Chat des participants) pour activer ou désactiver leur chat
• Full screen (Plein écran), et une nouvelle fois pour quitter le plein écran
• Record (Enregistrer) et Stop recording (Arrêter l'enregistrement), pour les modérateurs
• le bouton rouge pour quitter. Votre équipe choisit Leave, keep the session open (Quitter, garder la séance ouverte) ou End the session for everyone (Terminer la séance pour tout le monde)

Un participant dont le micro a été coupé voit qu'un modérateur l'a coupé, et peut le réactiver quand il veut parler. Une personne que vous retirez peut rejoindre l'appel à nouveau avec son lien tant que la séance est ouverte. Pour l'en empêcher, retirez-la sur la page de la séance.

À côté de l'appel, les Notes sont enregistrées au fil de la saisie, et Their answers (Leurs réponses) liste les contributions récentes des participants.

Le chat et la salle d'observation

Pour les modérateurs et les observateurs, le chat a deux parties :

• Everyone (Tout le monde) : le chat de l'appel. Les participants et les invités y écrivent tant que le chat est activé. Les observateurs peuvent le lire, mais pas y écrire.
• Observation room (Salle d'observation) : uniquement les modérateurs et les observateurs. Les observateurs l'utilisent pour envoyer des questions et des notes aux modérateurs. Les participants ne la voient jamais.

Tout le chat est conservé avec la séance et s'affiche ensuite sur la page de la séance.

Enregistrement

Lorsque la séance est enregistrée, l'enregistrement démarre automatiquement quand le premier participant rejoint un modérateur de l'équipe. Tout le monde voit REC dans l'appel. Un seul modérateur enregistre à la fois. Son navigateur doit rester ouvert jusqu'à ce que l'enregistrement soit sauvegardé.

L'enregistrement montre tout le monde dans une grille avec les noms, avec toutes les voix. Il est sauvegardé par morceaux pendant l'appel : peu de choses sont perdues si une page se ferme.

Après la séance

Sur la page de la séance, vous trouvez :

• Recording (Enregistrement), une fois converti, avec un lien de téléchargement, et sa transcription quelques minutes plus tard, lorsque les transcriptions sont activées pour l'étude
• People (Personnes) : qui a été invité et quand, et qui a rejoint la séance
• le Chat, avec les messages de la salle d'observation signalés
• vos Notes

L'enregistrement d'un entretien appartient à son participant. L'enregistrement d'une discussion de groupe appartient à la séance. Lorsque vous lancez l'analyse par IA sur toutes les tâches, les transcriptions des entretiens et des discussions de groupe sont incluses.

Modifier ou annuler une séance

Sur la page de la séance :

• Invite from outside (Inviter une personne extérieure) ajoute un participant à une discussion de groupe, ou invite une personne extérieure.
• Remove (Retirer) retire une personne : son lien ne fonctionne plus.
• Mark as done (Marquer comme terminée) ferme l'appel.
• Cancel the session (Annuler la séance) l'annule. Zolensa ne prévient pas les participants : informez-les dans Messages. Consultez Messages et questions de relance.
• Open it again (Rouvrir) rouvre une séance terminée ou annulée.