Interviews en groepsdiscussies

Op het tabblad Interviews plant u videogesprekken met deelnemers: één-op-één interviews, en groepsdiscussies met 2 tot 10 deelnemers. Iedereen doet mee via de browser, op een telefoon of een computer, zonder iets te installeren.

Eigenaren, onderzoekers en moderatoren van het onderzoek kunnen sessies plannen en uitvoeren. Zie Rollen.

Een sessie plannen

1. Open het onderzoek en klik op Interviews.
2. Kies onder Plan a session (Een sessie plannen) Interview (één deelnemer) of Group discussion (Groepsdiscussie, 2 tot 10 deelnemers).
3. Kies de Participant (Deelnemer), of vink de deelnemers aan voor een groepsdiscussie.
4. Kies de Date (Datum), de Time (Tijd, in de tijdzone van het onderzoek) en de Length (Duur).
5. Voeg als u wilt een Topic (Onderwerp) toe. Dit wordt aan de deelnemers getoond.
6. Voeg eventueel People from outside your team (Mensen van buiten uw team) toe (zie hieronder).
7. Vink Record the session (De sessie opnemen) en Send the invitations now (De uitnodigingen nu versturen) aan of uit. Beide staan standaard aangevinkt.
8. Klik op Plan the session (De sessie plannen).

Alleen deelnemers die akkoord zijn gegaan met deelname staan in de lijst. Bij deelnemers die Zolensa niet kan bereiken, staat "(no email or mobile)" (geen e-mail of mobiel nummer).

Mensen van buiten uw team

U kunt mensen uitnodigen die geen Zolensa-account hebben, elk met een naam, een e-mailadres en een rol:

• Moderator: wordt gezien en gehoord, en leidt de sessie zoals uw team: mensen dempen, de chat uitzetten, iemand uit het gesprek halen, opnemen. Bijvoorbeeld een freelance moderator.
• Guest (Gast): wordt gezien en gehoord, zonder de bediening. Bijvoorbeeld iemand van de klant die een vraag stelt.
• Observer (Observator): kijkt mee vanuit de observatieruimte. Deelnemers zien en horen observatoren niet, en observatoren staan niet in de lijst met mensen die deelnemers zien.

Elk krijgt een e-mail in het Engels met een persoonlijke link. De link opent de sessie in de eigen browser. Deel de link niet: iedereen met de link doet mee als die persoon.

Uw eigen team heeft geen uitnodiging nodig. Klik op de pagina van de sessie op Join as moderator (Deelnemen als moderator) of Watch as observer (Meekijken als observator).

Uitnodigingen en herinneringen

Deelnemers krijgen de uitnodiging in hun eigen taal, per e-mail, WhatsApp of sms, zoals het onderzoek kiest. Zie WhatsApp en sms. De uitnodiging noemt het tijdstip in hun eigen tijdzone, de duur en het onderwerp, met een knop om deel te nemen.

Ongeveer een uur voor het begin krijgt iedereen van wie de uitnodiging is verstuurd op dezelfde manier een herinnering.

Hebt u de uitnodigingen niet verstuurd, dan zien deelnemers de sessie toch in de onderzoeksapp, op het scherm Vandaag. Op de pagina van de sessie kunt u elke uitnodiging versturen of opnieuw versturen, of klikken op Send the invitations not sent yet (De nog niet verstuurde uitnodigingen versturen).

Wanneer het gesprek opengaat

Deelnemers en gasten kunnen deelnemen vanaf 15 minuten voor het begin, tot een uur na het geplande einde. Moderatoren kunnen het gesprek eerder openen, bijvoorbeeld om de camera te testen. Het gesprek sluit als een moderator de sessie beëindigt, of als de sessie als afgerond wordt gemarkeerd of wordt geannuleerd.

Het gesprek voeren

1. Klik op de pagina van de sessie op Join as moderator.
2. Klik op de knop om deel te nemen, en sta uw camera en microfoon toe.
3. Wacht op de deelnemers. Iedereen in het gesprek verschijnt als een tegel met de naam erop. Wie aan het woord is, heeft een gekleurde rand.

De knoppen onder in het gesprek:

• de microfoon en de camera, om ze uit en aan te zetten
• Chat, met het aantal nieuwe berichten
• People (Mensen, voor moderatoren): de mensen in het gesprek, met Mute (Dempen) en Remove (Verwijderen) per persoon, Mute everyone (Iedereen dempen), en Chat for participants (Chat voor deelnemers) om hun chat aan of uit te zetten
• Full screen (Volledig scherm), en nog een keer om het volledige scherm te sluiten
• Record (Opnemen) en Stop recording (Opname stoppen) (moderatoren)
• de rode knop om te vertrekken. Uw team kiest Leave, keep the session open (Verlaten, de sessie open laten) of End the session for everyone (De sessie voor iedereen beëindigen)

Een gedempte deelnemer ziet dat een moderator hem heeft gedempt, en kan het geluid weer aanzetten om te praten. Iemand die u verwijdert, kan met de eigen link opnieuw deelnemen zolang de sessie open is. Wilt u dat voorkomen, verwijder die persoon dan op de pagina van de sessie.

Naast het gesprek worden Notes (Notities) opgeslagen terwijl u typt, en toont Their answers (Hun antwoorden) de recente inzendingen van de deelnemers.

De chat en de observatieruimte

Voor moderatoren en observatoren heeft de chat twee delen:

• Everyone (Iedereen): de chat van het gesprek. Deelnemers en gasten schrijven hier zolang de chat aanstaat. Observatoren kunnen meelezen, maar niet schrijven.
• Observation room (Observatieruimte): alleen moderatoren en observatoren. Observatoren sturen hier vragen en notities naar de moderatoren. Deelnemers zien dit deel nooit.

De hele chat wordt bij de sessie bewaard en staat daarna op de pagina van de sessie.

Opname

Wordt de sessie opgenomen, dan start de opname vanzelf zodra de eerste deelnemer bij een moderator van uw team in het gesprek komt. Iedereen ziet REC in het gesprek. Er neemt telkens één moderator op. Diens browser moet open blijven tot de opname is opgeslagen.

De opname toont iedereen in een raster met hun naam, met alle stemmen. De opname wordt tijdens het gesprek in stukken opgeslagen, dus er gaat weinig verloren als een pagina sluit.

Na de sessie

Op de pagina van de sessie vindt u:

• de Recording (Opname), zodra die is omgezet, met een downloadlink, en een paar minuten later het transcript, als transcripten voor het onderzoek aanstaan
• People (Mensen): wie is uitgenodigd en wanneer, en wie heeft deelgenomen
• de Chat, met de berichten uit de observatieruimte gemarkeerd
• uw Notes (Notities)

De opname van een interview hoort bij de deelnemer. De opname van een groepsdiscussie hoort bij de sessie. Voert u de AI-analyse uit voor alle taken, dan worden de transcripten van interviews en groepsdiscussies meegenomen.

Een sessie wijzigen of annuleren

Op de pagina van de sessie:

• voeg een deelnemer toe aan een groepsdiscussie, of nodig iemand van buiten uit, met Invite from outside (Van buiten uitnodigen)
• Remove (Verwijderen) haalt een persoon weg: de link van die persoon werkt dan niet meer
• Mark as done (Als afgerond markeren) sluit het gesprek
• Cancel the session (De sessie annuleren) annuleert de sessie. Zolensa laat dit de deelnemers niet weten, dus laat het hen zelf weten via Messages (Berichten). Zie Berichten en vervolgvragen.
• Open it again (Opnieuw openen) heropent een afgeronde of geannuleerde sessie