Inviter votre équipe

Les propriétaires peuvent inviter des collègues et des clients dans l'espace de travail par e-mail. Cet article explique comment envoyer une invitation, ce que fait la personne invitée et comment modifier ou retirer une personne plus tard.

Remarque : seuls les propriétaires voient Settings (Paramètres) dans la barre latérale. Si vous ne le voyez pas, adressez-vous à un propriétaire de votre espace de travail.

Envoyer une invitation

1. Dans la barre latérale, cliquez sur Settings. L'onglet Team (Équipe) s'ouvre.
2. Allez à Invite someone (Inviter quelqu'un).
3. Saisissez son Email (E-mail). Le champ Name (Nom) est facultatif.
4. Choisissez un Role (Rôle) : Owner (Propriétaire), Researcher (Chargé d'études), Moderator (Modérateur) ou Client. Consultez Rôles : propriétaire, chargé d'études, modérateur et client.
5. Sous Studies they can see (Études visibles), cochez une ou plusieurs études. Cette liste est masquée lorsque vous choisissez Owner, car les propriétaires voient toutes les études.
6. Cliquez sur Send the invitation (Envoyer l'invitation).

Quelques règles s'appliquent :

• Pour tous les rôles sauf propriétaire, vous devez cocher au moins une étude. Si vous n'avez pas encore d'étude, créez-en une d'abord.
• Si la personne fait déjà partie de l'équipe, modifiez plutôt son rôle ou ses études dans la liste de l'équipe.
• Une nouvelle invitation à la même adresse remplace la précédente.
• Vous pouvez envoyer jusqu'à 30 invitations par heure.

Ce que fait la personne invitée

Elle reçoit un e-mail avec un bouton Accept the invitation (Accepter l'invitation). Le lien est valable 7 jours et uniquement pour l'adresse que vous avez saisie.

• Si elle est nouvelle sur Zolensa, elle saisit Your name (Votre nom), choisit un mot de passe d'au moins 12 caractères et clique sur Create my account and join (Créer mon compte et rejoindre).
• Si elle a déjà un compte Zolensa avec cette adresse, elle clique sur Sign in to join (Se connecter pour rejoindre) et se connecte. Si elle est déjà connectée, elle clique sur Join (Rejoindre) suivi du nom de votre espace de travail.
• Si elle est connectée avec une autre adresse, la page lui demande d'abord de se déconnecter.

Les nouveaux propriétaires configurent l'authentification à deux facteurs avant de commencer. Consultez Connexion et authentification à deux facteurs.

Les personnes qui appartiennent à plusieurs espaces de travail passent de l'un à l'autre avec le sélecteur d'espace de travail en haut de la barre latérale.

Invitations pas encore acceptées

Les invitations en attente sont listées sous Invitations not accepted yet (Invitations pas encore acceptées), avec leur expéditeur et la date jusqu'à laquelle le lien est valable.

• Send again (Renvoyer) envoie un nouveau lien. L'ancien lien cesse de fonctionner.
• Cancel (Annuler) retire l'invitation. Le lien cesse de fonctionner.

Lorsqu'un lien a expiré, la liste indique link expired (lien expiré). Utilisez Send again.

Modifier un rôle ou des études

1. Dans la liste de l'équipe, cliquez sur Change (Modifier) à côté de la personne.
2. Choisissez un Role et cochez ses études. Les études ne sont pas nécessaires pour les propriétaires.
3. Cliquez sur Save (Enregistrer).

L'espace de travail doit toujours avoir au moins un propriétaire. Pour changer le seul propriétaire, désignez d'abord une autre personne comme propriétaire.

Retirer une personne

1. Cliquez sur Change à côté de la personne.
2. Cliquez sur Remove from the team (Retirer de l'équipe).

Elle perd aussitôt l'accès à cet espace de travail. Son compte Zolensa est conservé, pour les autres espaces de travail auxquels elle appartient. Vous ne pouvez pas vous retirer vous-même ni retirer le seul propriétaire.

La liste de l'équipe

La liste affiche le rôle de chaque personne, ses études et sa dernière connexion. Elle affiche aussi two-factor on (deux facteurs activés) pour les personnes qui utilisent l'authentification à deux facteurs.